Integritetspolicy

POLICY AVSEENDE HANTERING AV PERSONUPPGIFTER

Mammut Montessori värnar om din integritet. I denna policy redogörs i korthet för vilka personuppgifter förskolan samlar in, syftet med insamlingen, samt dina rättigheter som individ.

Vad är en personuppgift?

Personuppgifter är all typ av information, enskilt eller i kombination med andra uppgifter, som kan knytas till en fysisk person. Exempel på personuppgifter är personnummer, namn, adress, e-postadress och telefonnummer. Bilder på, och ljudupptagningar av, individer kan vara personuppgifter i de fall individen är identifierbar.

Hur och varför samlar förskolan in personuppgifter?

Vid kontakt:

Förskolan samlar in personuppgifter när du kontaktar oss för att kunna besvara dina frågor eller hantera ditt ärende. Det är uppgifter såsom ditt namn, e-postadress, eller telefonnummer. Om du, som vårdnadshavare, vill ställa ditt barn i kö för förskoleplats och ansöka om medlemskap i föreningen kommer även namn och personnummer för ditt barn begäras in.

Vid medlemskap i förskolan:

Vid medlemskap i föreningen samlas ytterligare uppgifter in om dig och ditt barn för att förskolan ska kunna bedriva verksamheten i enlighet med lagen om ekonomiska föreningar samt i enlighet med de styrdokument som reglerar förskoleverksamheten. Det kan exempelvis vara uppgifter om allergier, hälso-/sjukdomstillstånd, bilder, ljudupptagning, rörlig bild, film, bokföringsuppgifter såsom lönenivå för bestämmande av förskole avgift, kontaktuppgifter till närmast anhörig eller andra uppgifter om dig och ditt barn som är relevanta för ditt ärende.

Förskolan publicerar endast anonymiserade bilder på externa siter där andra användare kan se bilden på dig eller ditt barn (såsom TYRA eller hemsida). Däremot finns bilder på dig eller ditt barn på ett flertal ställen i förskolans fysiska lokaler som en del av den pedagogiska verksamheten. Vidare finns även icke-anonymiserade bilder i ditt barns egen mapp på TYRA för att du skall kunna följa ditt barns vardag och utveckling. Det är ej tillåtet att dela bilder på annat barn än sitt egets som tas/är tagna på
förskolan. Detta är särskilt viktigt att tänka på vid tex. Sommaravslutningar, Luciafiranden, julmys och liknande aktiviteter då barnen oftast filmas eller fotas i grupp.

Exempel på personuppgifter som anses vara en del av den pedagogiska verksamheten (s.k. berättigat intresse) varmed separat samtycke ej begärs in):

  • Bild på barn och föräldrarnas förnamn på barnens plats i hallen – barnet lär sig känna igen sin egen och andras plats och lär sig enklare att hjälpa varandra att hålla ordning och reda.
  • Kontaktlistor till vårdnadshavare/närmast anhörig
  • Icke anonymiserade bilder, ljudupptagning och/eller rörlig bild på barn som visas på förskolans egna skärmar i förskolans lokaler
  • Bilder på barn med allergier i köken för att tillgodose barnets behov av säkerhet
  • Anonymiserade bilder på externa siter (såsom TYRA eller hemsida)
  • Icke-anonymiserade bilder i barnets egen Portfolio på TYRA dit endast vårdnadshavare och tillsvidareanställd personal på förskolan har tillgång.
  • Bilder på personal

Rutiner vid hantering av känsliga personuppgifter

Förskolan behöver i vissa fall hantera s.k. känsliga personuppgifter*.  Skäl att hantera dessa rör i de flesta fall barns hälsa, såsom sjukdom, allergi eller funktionshinder. För att tillgodose barnets säkerhet behöver information om sjukdom/funktionshinder vara väl tillgänglig för personalen i verksamsamheten. Vi använder oss dock av externa leverantörer som lagrar och hanterar personuppgifter åt oss.

Exempelvis lagras och säkerhetskopieras en del personuppgifter på Google Drive, som hålles lösenordsskyddad så att endast personer som är i behov av att nå en viss uppgift ges åtkomst.
Kontaktuppgifter lagras även i system så som iCloud, kopplade till iPhones och iPads. I iCloud lagrar vi tillfälligt även bilder och filmer som används i verksamheten. Vi har rutiner för att kontinuerligt radera personuppgifter som inte längre behövs för verksamheten samt rutiner för byte av lösenord till samtliga
system och andra säkerhetsrutiner som syftar till att skydda personuppgifter.

TYRA

Vi använder oss av förskole-appen TYRA som underlättar för schemaläggning och kommunikation kring ditt barn med förskolan. I TYRA bestämmer du till stor del själv vilka personuppgifter du vill ha registrerade och ingår också i ett personligt avtal med TYRA där du godkänner hanteringen av dina personuppgifter. Gällande de uppgifter förskolan lagrar i appen har Mammut Montessori i egenskap av personuppgiftsansvarig, ett biträdesavtal med TYRA där TYRA ges i uppgift att hantera dina och ditt barns personuppgifter på ett lagligt och säkert sätt.

Personal och leverantörer

Om du är personal på Mammut Montessori, hanteras dina personuppgifter i Flex, ett löne- och tidredovisningssystem, som Mammut Montessori ingått personuppgiftsbiträdesavtal med. Känslig information, såsom sjukintyg, utdrag ur belastningsregistret eller annan information såsom CV, personliga brev, utvecklingsplaner etc. lagras digitalt på lösenordsskyddade datorer samt säkerhetskopieras i Google Drive och åtkomst ges endast till förskolechef.

Om du är leverantör till Mammut Montessori hanteras dina personuppgifter av Guide Revision, som Mammut Montessori ingått personuppgiftsbiträdesavtal med.

Kommunikation av ändringar i policyn

Som ny medlem/anställd/leverantör kan du alltid ta del av personuppgiftspolicyn via förskolans hemsida. Styrelsen, förskolechef samt GDPR-ansvarig ser årligen över policyn, vilka personuppgifter som anses ingå i som en del i den pedagogiska verksamheten samt om policyn i någon del behöver förtydligas/uppdateras. För det fall policyn skulle komma att ändras informeras medlemmar/anställda via mail om att uppdatering skett.

Dina rättigheter

Du har rätt att när som helst begära ut personuppgifter som rör dig eller ditt barn. Du har även rätt att begära att personuppgifter korrigeras eller raderas. Förskolan uppmanar även dig att löpande kommunicera förändringar avseende dina eller ditt barns uppgifter så att förskolan kan hålla uppgifterna korrekta. Maila i första hand rektor@mammutmontessori.se alt. gdpr@mammutmontessor.se
Radering av personuppgift kan endast ske i de fall andra lagar inte reglerar en viss lagringstid av personuppgiften.

Fler frågor?

Om du har frågor kring Mammut Montessoris personuppgiftshantering eller önskar ta del av fler detaljer
om hur vi hanterar personuppgifter så vänd er till gdpr@mammutmontessori.se

 

* Till känsliga personuppgifter räknas: etniskt ursprung, politiska åsikter, religiös eller filosofisk övertygelse, medlemskap i en fackförening, hälsa, en persons sexualliv eller sexuella läggning, genetiska uppgifter samt biometriska uppgifter som entydigt identifierar en person.